cc in email

ইমেল শিষ্টাচার রহস্যময় মনে হতে পারে, এবং এতে cc এবং bcc ফাংশন অন্তর্ভুক্ত রয়েছে যা আপনি একটি নতুন ইমেল বার্তার শীর্ষে পাবেন। আপনার এইরকম প্রশ্ন থাকতে পারে: ইমেলে cc এর মানে কি? আমি কিভাবে সিসি ব্যবহার করব?

এই ব্যাখ্যাকারীতে, আমরা ইমেল শিষ্টাচার এবং আপনি কীভাবে cc ফাংশনটি সঠিকভাবে ব্যবহার করবেন তা নিয়ে আলোচনা করব। cc ফাংশনটি কোথায় পাওয়া যায় এবং এটি দিয়ে কী করতে হবে তা আমরা আপনাকে দেখাব।

বেসিক দিয়ে শুরু করা যাক। "cc" ক্ষেত্র, সাধারণত একটি নতুন বার্তায় "to" ক্ষেত্রের ঠিক নীচে অবস্থিত, আপনাকে "to" বিকল্পের বাইরে প্রাপকদের অন্তর্ভুক্ত করতে দেয়। কিন্তু সিসি থেকে আসে?

একটি ইমেইলে cc কি?

"Cc" কার্বন কপির জন্য সংক্ষিপ্ত। একটি ইমেল পাঠানোর সময়, cc আপনাকে আপনার ইমেলের একটি অনুলিপি এমন কাউকে পাঠাতে দেয় যিনি "টু" ক্ষেত্রে তালিকাভুক্ত প্রাপক নন।

ইন্টারনেট এবং ইমেল যোগাযোগের আগে, আমরা চিঠি লিখতাম। তখনকার দিনে কপি মেশিনও ছিল না। একটি চিঠির একটি অনুলিপি তৈরি করতে, একজনকে কার্বন কাগজ ব্যবহার করতে হবে। কার্বন পেপার দুটি চিঠির কাগজের মাঝখানে রাখা হয়েছিল।

চিঠির কাগজের উপরের শীটে, আপনি আপনার চিঠি লিখবেন। কাগজের টুকরোগুলির মধ্যে কার্বন কাগজটি একটি অনুলিপি তৈরি করতে নীচের শীটে একটি পিগমেন্ট প্রিন্ট স্থানান্তর করবে। এটি একটি কার্বন কপি নামে পরিচিতি লাভ করে-পরবর্তীতে সংক্ষিপ্ত করে cc করা হয়।

আজকাল, কিছু লোক cc কে "কার্বন কপি" এর পরিবর্তে "সৌজন্য কপি" বলতে শুরু করেছে। এই বাক্যাংশটি আজকে আমরা কীভাবে cc ব্যবহার করি তার সাথে আরও বেশি সঙ্গতিপূর্ণ, তবে এটি cc-এর নামের ইতিহাসকে উপেক্ষা করে।

আধুনিক সময়ে, সিসি তার এনালগ, কাগজের পূর্বসূরীর অভিপ্রায়কে অনুকরণ করে। একটি ইমেলে সিসি ফাংশন আপনাকে আপনার ইমেলের একটি সঠিক অনুলিপি ডিজিটালভাবে অন্য ব্যক্তির কাছে পাঠাতে দেয় যিনি প্রাথমিক দর্শক নন।

কখন ইমেইলে cc ব্যবহার করা হয়?

যদিও প্রযুক্তিগতভাবে cc "টু" ক্ষেত্রে একাধিক প্রাপককে রাখার মতো একই কার্যকারিতা অফার করে, এর পরিবর্তে আমরা cc ব্যবহার করার একটি কারণ রয়েছে। এটা শিষ্টাচার সম্পর্কে. "থেকে" ক্ষেত্রটি আপনার ইমেলের প্রাথমিক প্রাপকদের জন্য।

কখন ইমেইলে cc ব্যবহার করা হয়?

যদিও প্রযুক্তিগতভাবে cc "টু" ক্ষেত্রে একাধিক প্রাপককে রাখার মতো একই কার্যকারিতা অফার করে, এর পরিবর্তে আমরা cc ব্যবহার করার একটি কারণ রয়েছে। এটা শিষ্টাচার সম্পর্কে. "থেকে" ক্ষেত্রটি আপনার ইমেলের প্রাথমিক প্রাপকদের জন্য।

 

একটি ইমেলের সিসি ক্ষেত্রে কাদের অন্তর্ভুক্ত করা উচিত?

সিসি বিভাগে এমন কাউকে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত যারা ইমেলের সরাসরি প্রাপক নন এবং এমন কাউকে অন্তর্ভুক্ত করতে হবে যাদের তাদের যোগাযোগের তথ্য লুকানোর প্রয়োজন নেই। আপনি স্টেকহোল্ডারদের লুপের মধ্যে রাখতে cc ব্যবহার করতে পারেন, একটি নতুন পরিচিতি পরিচয় করিয়ে দিতে পারেন, এটা স্পষ্ট করতে পারেন যে জড়িত সবাইকে জানানো হয়েছে, অথবা আপনার সুপারভাইজারকে একটি ইমেলের একটি অনুলিপি পাঠান।

সিসি নিম্নলিখিত ব্যক্তিদের জন্য সংরক্ষিত করা উচিত.

 

যে কেউ ইমেল দেখতে হবে কিন্তু অগত্যা উত্তর দিতে পারে না

একজন নতুন ব্যক্তি যাকে পরিচয় করিয়ে দিতে হবে বা তথ্যটি দরকারী বলে মনে করবে

লোকেদের একটি বড় দল যারা একই প্রকল্পে কাজ করছে

আপনি যখন কাউকে সিসি করেন, তখন আপনাকে ইমেল শুভেচ্ছাতে তাদের সম্বোধন করার দরকার নেই। শুধুমাত্র "থেকে" ক্ষেত্রের অন্তর্ভুক্ত ব্যক্তিদের ঠিকানা দিয়ে ইমেলটি শুরু করুন।

কখন ইমেইলে সিসি ব্যবহার করা উচিত নয়

Cc দরকারী, কিন্তু এর মানে এই নয় যে আপনি এটি প্রতিটি পরিস্থিতিতে ব্যবহার করবেন। মনে রাখবেন, cc শিষ্টাচার সম্পর্কে। সিসি ফিল্ডে লোক যোগ করার বিষয়ে চিন্তাশীল হোন।

 

এই যেকোনো ক্ষেত্রে সিসি ব্যবহার এড়িয়ে চলুন:

আপনি যখন সংবেদনশীল তথ্য পাঠাচ্ছেন

আপনি যখন সেই ব্যক্তির কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া আশা করছেন

প্রাথমিক প্রাপকের জ্ঞান বা সম্মতি ছাড়া

আপনি লোকেদের এমন একটি বার্তা বা প্রকল্পের সাথে পরিচয় করিয়ে দিচ্ছেন যা তাদের সাথে প্রাসঙ্গিক নয়

আপনি এটি একটি প্যাসিভ-আক্রমনাত্মক উপায়ে ব্যবহার করছেন

cc ব্যবহার করার সময়, cc তালিকার প্রত্যেকের ইমেলে আপনার অন্তর্ভুক্ত সমস্ত তথ্য গ্রহণ করা প্রয়োজন কিনা তা ভেবে দেখুন।

একটি ইমেইলে, কিভাবে cc কাজ করে?

আপনি যখন কাউকে ইমেলে সিসি করেন, তখন তারা ইমেলের একটি কপি পাবেন। cc’d প্রাপকদের তালিকা ইমেল চেইনের সমস্ত প্রাপক দেখতে পাবেন। তাই সিসি তালিকায় নতুন কাউকে যোগ করার আগে আপনার সর্বদা প্রাথমিক প্রাপকের জ্ঞান বা সম্মতি থাকা উচিত।

আপনি যদি ইমেলের এই প্রাপকগুলি সমস্ত প্রাপকদের কাছে দৃশ্যমান করতে না চান তবে আপনাকে bcc ফাংশনটি ব্যবহার করতে হবে।

যখন cc প্রাপকদের অন্তর্ভুক্ত করা হয়, তখন আপনার উত্তরের “to,” “cc,” এবং “bcc” ফিল্ডে সবাইকে অন্তর্ভুক্ত করতে আপনাকে উত্তর-সমস্ত ক্লিক করতে হবে। অন্যথায়, আপনার উত্তর শুধুমাত্র সেই ক্ষেত্রের তালিকাভুক্তদের কাছে পাঠানো হবে।

ইমেল শিষ্টাচারের সাথে তাল মিলিয়ে, আপনার সিসি’ডি প্রাপক উত্তর দেওয়ার আশা করা উচিত নয়। সিসি প্রাপক হলেন এমন ব্যক্তি যাদের ইমেলটি দেখতে হবে কিন্তু তাদের অবশ্যই পদক্ষেপ নেওয়া বা প্রতিক্রিয়া জানানোর প্রয়োজন নেই৷

ইমেইলে cc ফাংশন কোথায় পাবেন

cc ফাংশনটি আপনার ইমেল প্রদানকারীর ফিল্ডের ঠিক নীচে অবস্থিত। কিছু ইমেল প্রদানকারী, যেমন Gmail, cc এবং bcc ক্ষেত্রগুলি লুকিয়ে রাখে। আপনার সিসি তালিকা যোগ করতে আপনাকে "নতুন বার্তা" উইন্ডোর উপরের ডানদিকে ছোট, ধূসর সিসি লিঙ্কটিতে ক্লিক করতে হবে।

আপনি যখন স্ক্রিনের বাম দিকে Gmail মেনু বারের শীর্ষে "কম্পোজ" ক্লিক করেন, তখন একটি উইন্ডো পপ আপ হবে যেখানে আপনি আপনার নতুন বার্তা খসড়া করতে পারবেন।

"নতুন বার্তা" উইন্ডোর মধ্যে, "প্রাপক" ক্লিক করুন এবং সিসি বিকল্পটি প্রদর্শিত হবে।

cc-এ ক্লিক করুন, এবং cc ফিল্ড টু ফিল্ডের নীচে প্রদর্শিত হবে।

আপনি এটি পাঠানোর আগে আপনার ইমেল প্রুফরিড করতে ভুলবেন না!

ইমেল উদাহরণে 5 cc

আপনি জানেন কিভাবে একটি ইমেলে cc ব্যবহার করতে হয়, কিন্তু আপনি এখনও অনিশ্চিত বোধ করতে পারেন। আসুন দেখি কিভাবে আপনি আপনার ইমেইলে পেশাগতভাবে সিসি ব্যবহার করতে পারেন। আমরা পাঁচটি দৃশ্যকল্প সংগ্রহ করেছি যেখানে আপনি বাস্তব জীবনে কাউকে সিসি করতে পারেন।

একটি বড় দলের সঙ্গে 1 প্রকল্প

আপনি যদি একটি বড় দলের সাথে কাজ করেন এবং আপনি একটি বহিরাগত অ্যাপ্লিকেশনের মাধ্যমে প্রকল্পটি পরিচালনা না করেন, তাহলে আপনি অগ্রগতি প্রতিবেদন, আপডেট এবং অন্যান্য তথ্য যোগাযোগ করতে ইমেল ব্যবহার করে শেষ করতে পারেন। এই আপডেটগুলি প্রকল্পে কর্মরত প্রত্যেকের কাছে পাঠানো হয়েছে তা নিশ্চিত করতে আপনি cc ব্যবহার করতে পারেন। এই পদ্ধতিটি টিমকে সংকেত দেওয়ার জন্য শিষ্টাচার ব্যবহার করে যে আপনার ইমেলের উত্তর দেওয়ার জন্য তাদের সবার প্রয়োজন নেই তবে সেগুলি লুপের মধ্যে থাকতে চান।

নির্দিষ্ট অনুরোধ

যদি আপনার ম্যানেজার বা স্টেকহোল্ডাররা নির্দিষ্ট যোগাযোগের বিষয়ে অবহিত থাকতে বলে থাকেন, তাহলে আপনাকে আপনার কিছু ইমেলে সেগুলি সিসি করতে হবে। এটি পরিস্থিতিগত, এবং যদি এটি হয় তবে আপনি একটি অনুরোধ পাবেন।

3 ভূমিকা

নতুন কাউকে পরিচয় করিয়ে দেওয়ার জন্য সিসি একটি দুর্দান্ত উপায় হতে পারে। উদাহরণ স্বরূপ, আপনার যদি কোনো নতুন সহকর্মী বা নতুন কেউ কোনো প্রকল্প হাতে নেয়, তাহলে আপনি কিছু বলতে পারেন, "আমি আপনার নতুন প্রজেক্ট ম্যানেজার, জাভিয়ারকে সিসি করেছি। এগিয়ে যাচ্ছে, অনুগ্রহ করে এই প্রকল্পের জন্য আপনার ইমেলগুলিতে তাদের লুপ করুন।"

4 নতুন কাউকে জড়িত করা

আপনি যদি একটি চলমান প্রকল্পে কাজ করছেন এবং আপনি একটি প্রকল্পে বা আলোচনায় নতুন কাউকে নিয়ে আসছেন, আপনি তাদের একটি ইমেল চেইনে সিসি করতে পারেন যাতে তারা দেখতে পারে কিভাবে কথোপকথন বা প্রকল্পটি উন্মোচিত হয়েছে।

5 সাধারণ যোগাযোগ

কিছু অফিসে, আপনি মিটিং মিনিট, মিটিং এজেন্ডা বা অন্যান্য সাধারণ যোগাযোগ সামগ্রী বিতরণের জন্য দায়ী হতে পারেন। আপনি যদি ইতিমধ্যেই একটি অফিস মেসেজিং প্ল্যাটফর্ম বা ডকুমেন্ট-শেয়ারিং সিস্টেম ব্যবহার না করেন, তাহলে আপনি এই নথিগুলি সংযুক্ত করা আছে এমন একটি ইমেলে সিসি' করে আপনার সহকর্মীদের কাছে পাঠাতে পারেন।

ইমেল FAQ তে সিসি

একটি ইমেলে "cc" এর অর্থ কী?

ইমেলে, cc কার্বন কপির সংক্ষিপ্ত রূপ। কাউকে ইমেলে সিসি করার অর্থ হল তাদের একটি কপি পাঠানো।

একটি ইমেইলে সিসি কিভাবে কাজ করে?

আপনি যখন কাউকে ইমেলে সিসি করেন, তখন তারা ইমেলের একটি কপি পায়। ইমেলের সমস্ত প্রাপক সিসিতে যোগ করা প্রাপকদের তালিকা দেখতে পারেন।

আপনার কখন ইমেইলে সিসি ব্যবহার করা উচিত?

স্টেকহোল্ডার, নতুন অংশগ্রহণকারীদের এবং আপনার পাঠানো ইমেলটি দেখতে প্রয়োজন এমন বৃহৎ গোষ্ঠীর লোকেদের লুপ করতে আপনার ইমেলে cc ব্যবহার করা উচিত। আপনি একজন নতুন সহকর্মীকে পরিচয় করিয়ে দিতে, আপনার ম্যানেজারকে একটি গুরুত্বপূর্ণ ইমেল চেইনে যোগ করতে বা আপনার পুরো টিমের সাথে একটি উল্লেখযোগ্য প্রকল্প পরিবর্তনের সাথে যোগাযোগ করতে cc ব্যবহার করতে পারেন।